# Diffusion et partage | Evalmee > Sessions programmées, groupes de participants, convocations par e-mail, lien d'auto-inscription et aménagements de temps. Source: https://evalmee.com/fr/produit/diffusion-partage/ EN: https://evalmee.com/en/product/share/ ES: https://evalmee.com/es/producto/distribucion-difusion/ ES-ES: https://evalmee.com/es-es/producto/distribucion-difusion/ IT: https://evalmee.com/it/prodotto/distribuzione-condivisione/ --- ## Diffusez l'examen Des sessions, des groupes, des convocations : chaque participant compose au bon moment. Un examen Evalmee se diffuse par sessions. Chaque session porte ses propres horaires d'ouverture et de fermeture, les participants y sont inscrits en masse ou par groupe, et la convocation part par e-mail avec les consignes, le barème et les horaires. Un lien d'auto-inscription existe quand la liste n'est pas connue à l'avance. ### Une session, ou plusieurs Une promotion découpée en quatre groupes horaires devient quatre sessions du même examen. Chaque session a ses horaires, et l'horaire de fermeture tient compte des aménagements de temps des participants inscrits. - **Lancement programmé** : date et heure d'ouverture facultatives, date de fermeture définie - **Sessions multiples** : un examen, plusieurs créneaux, un groupe par session - **Une seule passation** : un participant inscrit à plusieurs sessions ne compose qu'une fois - **Visible 15 minutes avant** : pour une session à ouverture programmée ### Qui compose, et comment il entre Les participants s'importent un par un, par copier-coller d'adresses, depuis un modèle Excel ou depuis un groupe déjà créé par l'établissement. Les groupes servent ensuite à restreindre l'accès à une session. - **Quatre méthodes d'import** : saisie, collage d'e-mails, fichier Excel, groupe existant - **Groupes** : définis à l'import, ou attribués depuis la liste des inscrits - **Auto-inscription par lien** : personne, membres de votre organisation, ou tout le monde - **Aménagements de temps** : appliqués automatiquement aux profils éligibles ### Convoquer, relancer, restituer La convocation part session par session, avec un contenu que vous rédigez et des modèles disponibles par langue. Les résultats repartent par le même canal, en publipostage, une fois la correction faite. - **Convocation groupée** : consignes, barème, horaires et numéro de participant - **Renvoi ciblé** : cochez les participants concernés, renvoyez pour eux seuls - **Modèles par langue** : le modèle de mail se choisit dans la langue voulue - **Envoi des notes** : publipostage des résultats, à tous ou à un seul participant ### Comment programmer une session d'examen ? Dans l'onglet Session, activez le lancement programmé, puis définissez une date de fermeture et, si vous le souhaitez, une date d'ouverture. Avant cette heure, les participants n'accèdent pas à l'examen, même convoqués : ils ne voient que les consignes et les horaires. Pour une promotion répartie sur plusieurs créneaux, vous créez autant de sessions que de créneaux. Par défaut, tous les participants sont inscrits à chaque nouvelle session ; vous restreignez ensuite l'accès à un ou plusieurs groupes. #### Ce qu'il faut savoir sur les sessions - Chaque session porte ses propres horaires d'ouverture et de fermeture - L'horaire de fermeture prend en compte les [aménagements de temps](https://evalmee.com/fr/glossaire-evaluation/#amenagements-d-epreuves) des inscrits - Un participant inscrit à plusieurs sessions ne peut répondre qu'à une seule - Une session programmée devient visible pour le participant 15 minutes avant son ouverture - Ajouter des sessions à un examen existant suppose qu'il soit en brouillon, sans convocation envoyée et sans ouverture programmée ### Que contient la convocation envoyée aux participants ? Le mail de convocation rappelle l'examen à venir, le barème, les consignes que vous avez écrites et le numéro de participant. Le contenu se personnalise avant l'envoi, et des modèles existent par langue. Le numéro de participant n'est pas décoratif : sur les [copies non nominatives](https://evalmee.com/fr/glossaire-evaluation/#anonymisation-des-copies), c'est lui qui permet d'apparier automatiquement une copie au bon participant au moment de la correction. Pour un oral, l'ordre de passage se décide avant la convocation, et le [tirage au sort](https://evalmee.com/fr/outils/tirage-au-sort/) produit la liste numérotée que vous collez dans le mail — ou que vous affichez sur la porte de la salle. L'envoi se fait session par session, et un renvoi ciblé reste possible en cochant les personnes concernées. Les envois vers des adresses désactivées sont automatiquement arrêtés par notre système de messagerie. ### Comment inscrire les participants ? Quatre méthodes existent : la saisie unitaire avec prénom, nom, e-mail et numéro étudiant, le simple collage d'une liste d'adresses, l'import d'un fichier Excel construit sur le modèle fourni, et la reprise d'un groupe déjà créé par l'établissement. Si les personnes ont déjà un compte, le collage d'adresses suffit : prénom, nom et numéro étudiant sont récupérés automatiquement. Une erreur revient souvent : vous ne pouvez pas vous importer vous-même comme participant avec l'adresse de votre propre compte. | Méthode | Quand l'utiliser | | --- | --- | | Saisie un par un | Quelques participants, ou un ajout de dernière minute | | Collage d'adresses e-mail | Une liste copiée depuis un autre outil, comptes déjà existants | | Fichier Excel | Une promotion entière, avec les groupes renseignés dans une colonne | | Groupe de l'établissement | Un groupe déjà constitué par l'administration, réimporté en un clic | Les quatre façons d'inscrire des participants à un examen. Quand la liste n'est pas connue à l'avance, le lien d'auto-inscription prend le relais. Il se règle sur trois valeurs, personne, membres de votre organisation, ou tout le monde ; le participant renseigne nom, prénom et adresse, et se retrouve inscrit à la session. Le lien s'active et se désactive à tout moment. ### Comment gérer les aménagements de temps ? Les aménagements de temps, comme le tiers temps, sont attachés au profil du participant et s'appliquent automatiquement. L'administrateur de l'établissement les définit et les attribue ; l'enseignant les active sur son examen en fixant un temps limité. La chaîne compte trois maillons, et un seul est tenu par l'enseignant : seuls les administrateurs d'un établissement peuvent définir et attribuer un aménagement à un profil, participant par participant ou en masse par import Excel. Une fois l'aménagement activé sur l'examen, les horaires et le temps limité en tiennent compte, et le participant voit la mention de son aménagement. Les aménagements d'épreuves forment l'une des quinze lignes du [comparatif des plateformes d'examen en ligne](https://evalmee.com/fr/comparatif-plateformes-examens-en-ligne/), qui indique ce que chacun des six autres éditeurs français en documente publiquement. À ne pas confondre avec l'ajout de temps ponctuel, qui se décide pendant l'épreuve, participant par participant, et s'ajoute au temps limité paramétré. ### De quel matériel les participants ont-ils besoin ? Un ordinateur portable ou de bureau, un processeur double cœur 64 bits, 4 Go de mémoire au minimum et 8 Go recommandés, sous Windows 7 ou plus récent, macOS 13 ou plus récent, ou une distribution Linux courante. Les autres navigateurs fonctionnent, sans garantie de performance. Une contrainte s'ajoute si l'enregistrement d'écran est activé : l'examen devient accessible depuis un ordinateur uniquement, pas depuis une tablette ni un téléphone. Cette restriction se lève participant par participant lorsque c'est nécessaire. | Élément | Recommandation | | --- | --- | | Matériel | Ordinateur portable ou de bureau | | Processeur | Double cœur 64 bits ou plus (Intel, AMD ou Apple Silicon) | | Mémoire | 8 Go recommandés, 4 Go minimum | | Système | Windows 7 ou plus récent, macOS 13 ou plus récent, Linux | | Navigateur | Chrome 107 ou plus, Firefox 104 ou plus, Edge 107 ou plus | Configuration recommandée aux participants, telle que documentée. ### Utilisé par - Responsables pédagogiques - Coordinateurs d'examens - Services scolarité - Responsables formation ### Comment programmer une session d'examen ? Dans l'onglet Session, activez le lancement programmé, puis définissez une date de fermeture et, si vous le souhaitez, une date d'ouverture. Avant cette heure, les participants convoqués ne voient que les consignes et les horaires. ### Peut-on organiser plusieurs créneaux pour le même examen ? Oui, en créant une session par créneau. Chaque session porte ses propres horaires, et l'accès peut être restreint à un ou plusieurs groupes. Un participant inscrit à plusieurs sessions ne peut composer que sur une seule. ### Comment inscrire les participants à un examen ? Quatre méthodes : la saisie un par un, le collage d'une liste d'adresses, l'import d'un fichier Excel construit sur le modèle fourni, et la reprise en un clic d'un groupe déjà créé par l'établissement. ### Comment sont gérés les tiers temps et autres aménagements ? Les aménagements sont attachés au profil du participant. Seuls les administrateurs de l'établissement peuvent les définir et les attribuer ; l'enseignant les active sur son examen en fixant un temps limité. Les horaires en tiennent alors compte automatiquement. ### Quelle configuration faut-il pour passer un examen Evalmee ? Un ordinateur, un processeur double cœur 64 bits, 4 Go de mémoire au minimum et 8 Go recommandés, sous Windows 7 ou plus récent, macOS 13 ou plus récent, ou Linux. Navigateurs recommandés : Chrome 107, Firefox 104 ou Edge 107. ### Programmez votre prochaine session Commencez gratuitement, sans carte bancaire requise.